โครงการฝ กอบรมหล กส ตรการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 โครงการฝ กอบรมหล กส ตรการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส หล กการและเหต ผล ส บเน องจากนโยบายสารสนเทศ ป ก าหนดโครงการ E-Government ภายใต โครงการ หล ก E-Thailand ซ งก าหนดให หน วยงานภาคร ฐท กหน วยงานใช ระบบบร หาร (Back Office) ช วยในการ ปฏ บ ต งานในป 2547 ซ งหน งในระบบบร หารน ค อ ระบบงานสารบรรณซ งเป นระบบท เก ยวข องก บงาน เอกสาร เช น การร บ-ส ง ต ดตาม ค นหา ตรวจสอบอย ตลอดเวลา ม หน วยงานหลายหน วยงานท ต องม ส วน เก ยวข องร วมก น เอกสารบางเร องม ก าหนดระยะเวลาในการปฏ บ ต งาน ความเร งด วน ระด บความส าค ญ หร อช นความล บของเอกสารเหล าน ม ผลโดยตรงต อประส ทธ ภาพในการบร หารงาน ศ นย สารสนเทศ ด าเน นการพ ฒนาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส โดยเร มใช งานในป พ.ศ โดยป จจ บ นม ผ ใช งานท งส วนกลางและส วนภ ม ภาค ท ม ความพร อมด านระบบคอมพ วเตอร และระบบ เคร อข ายท เพ มข นเร อยๆ ศ นย สารสนเทศจ งจ ดท าโครงการฝ กอบรมการใช งานระบบสารบรรณ อ เล กทรอน กส เพ อเพ มพ นความร ความสามารถและท กษะในการปฏ บ ต งานของบ คลากรท ท างานด านระบบ สารบรรณ สามารถน าเทคโนโลย สารสนเทศมาพ ฒนางานได อย างถ กต องและม ประส ทธ ภาพ ว ตถ ประสงค การอบรม 1. เพ อให ผ เข าอบรมเข าใจหล กการท างานของโปรแกรม และ ใช ระบบอย างถ กว ธ 2. เพ อให ผ เข าอบรม สามารถลงร บ และออกเลขท เอกสารได 3. เพ อให ผ เข าอบรม สามารถบ นท กการท างาน ส งการ, ส งเร องต อไปหน วยงานท เก ยวข องได 4. เพ อให ผ เข าอบรม สามารถค นหา,แก ไข, พ มพ รายงานอ นได 5. เพ อให ผ เข าอบรม สามารถต ดตามเอกสาร หร อ ข นตอนของเอกสารได อย างเป นระบบ ห วข อว ชาในหล กส ตร หมวดว ชา ความร พ นฐานก อนการใช งานระบบ 1.5 ช วโมง ร จ กระบบ Hardware เบ องต นเพ อให ทราบถ งหล กการท างาน ร จ กระบบ Software พ นฐานการท างานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (Concept) การบ นท กเอกสาร ลงร บเอกสาร และการแนบเอกสาร 1.5 ช วโมง โดยว ธ สแกน (Scan) และว ธ โอนข อม ลเข า (Import) การด าเน นงานก บเอกสารและการค นหาเอกสาร 1.0 ช วโมง การต กล บเอกสาร,การด งเอกสารกล บ 0.5 ช วโมง การออกเลขท เอกสารส งออกภายในและภายนอก 1.5 ช วโมง ถาม-ตอบ ประเม นผลโครงการ 0.5 ช วโมง รวม 6.5 ช วโมง

2 ประโยชน ท คาดว าจะได ร บ ผ เข าร บการฝ กอบรมสามารถใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ได อย างถ กต องและม ประส ทธ ภาพ สามารถบร หารการร บ-ส งเอกสาร เว ยนหน งส อ สามารถต ดตามงานได ต งแต เร มสร างเอกสาร จนถ งผ ปฏ บ ต งาน และการส งการในแต ละข นตอนได ค ณสมบ ต ของผ เข าร บการฝ กอบรม 1. เป นเจ าหน าท ธ รการ หร อ เจ าหน าท ท ท าหน าท ลงร บ / ออกเลขท เอกสารโดยตรง 2. ไม เคยเข าร บการฝ กอบรม หล กส ตรการใช งานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส 3. สามารถใช โปรแกรม Internet Explorer หร อ โปรแกรม Microsoft Word เบ องต นได จ านวนผ เข าร บการฝ กอบรม จ านวน 3 ร น ประมาณร นละ 22 คน ระยะเวลาในการฝ กอบรม จ านวนร นละ 1 ว นท าการ ร นท 1 ว นท 17 กรกฎาคม 2549 ร นท 2 ว นท 19 กรกฎาคม 2549 ร นท 3 ว นท 20 กรกฎาคม 2549 เทคน คการฝ กอบรม บรรยาย พร อมให ผ อบรม ปฏ บ ต งานจร งก บเคร องคอมพ วเตอร ตามห วข อการอบรม ว ทยากรในการฝ กอบรม ว ทยากรจากบร ษ ท พ.เอฟ.เอ นจ เน ยร ง จ าก ด การประเม นผลการฝ กอบรม การประเม นผลว ทยากรผ บรรยาย การประเม นผลโครงการฯ ค าใช จ ายในการฝ กอบรม 1. ค าใช จ ายในการด าเน นงานจ ดฝ กอบรม เช น ค าว ทยากร, ค าอาหารว าง, เอกสารประกอบการ อบรม บร ษ ทร บจ างบ าร งร กษาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เป นผ ร บผ ดชอบ 2. ค าใช จ ายของผ เข าร บการฝ กอบรม เช น ค าท พ ก ค ายานพาหนะ และค าเบ ยเล ยง ใช งบประมาณ จากหน วยงานต นส งก ดของผ เข าร บการฝ กอบรม

3 ท ปร กษาโครงการ 1. รองอธ บด ฝ ายบร หาร 2. ผ อ านวยการส าน กพ ฒนาโครงสร างและระบบบร หารงานบ คคล 3. ผ อ านวยการศ นย สารสนเทศ 4. ผ อ านวยการส วนเทคโนโลย สารสนเทศ ผ ร บผ ดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชร เจร ญช ยชนะ น กว ชาการคอมพ วเตอร 7วช. 2. นายธน ส งามเธ ยรธนา เจ าหน าท เคร องคอมพ วเตอร 6 สถานท ฝ กอบรม ห องฝ กอบรมคอมพ วเตอร ช น 2 ต กศ นย ว ศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานท ต ดต อ สอบถามได ท นางเพชร เจร ญช ยชนะ น กว ชาการคอมพ วเตอร 7วช. ศ นย สารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร , ต อ 2779 หร อด เพ มเต มได ท ห วข อว ชา ช วงเวลา อบรมระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ร จ กระบบ Hardware (เบ องต นเพ อให ทราบถ งหล กการท างาน) - เคร องคอมพ วเตอร ( File Server and PC Workstation ) - เคร องถ ายภาพเอกสาร (Scanner), เคร องพ มพ (Printer) ร จ กระบบ Software - พ นฐานการท างานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (Concept) - ผ ใช ก บการใช งานเอกสาร ในตะกร างาน - ส ญล กษณ ของเอกสารในข นตอนการท างาน - ความส มพ นธ ระหว าง เอกสาร,ตะกร างาน และผ ใช เมน ส งการ - งานระหว างด าเน นการ,งานรอลงทะเบ ยน - ทะเบ ยนค มงานร บเข า, งานส งออกภายใน, งานส งออกภายนอก - การปร บแต งการใช งาน, การเปล ยนรห สผ านของผ ใช - การปร บแต ง ระบบการเต อนเอกสารมาใหม

4 ช วงเวลา การลงร บเอกสาร ระบบงานสารบรรณ - การบ นท กข อม ลเอกสาร ร บประทานอาหารว าง การบ นท กเอกสารแนบเร อง โดยว ธ สแกน (Scan) การบ นท กเอกสารแนบเร อง โดยว ธ โอนข อม ลเข า (Import) การลงร บเอกสาร กรณ ผ ส ง ส งผ านระบบสารบรรณ การแก ไขข อม ล - การปร บปร งเอกสาร - การปร บปร งข อม ลเอกสารแนบเร อง ถาม ตอบ พ กร บประทานอาหารกลางว น ทบทวนห วข อภาคเช า การด าเน นงานในข นตอน ก บเอกสาร - การด เร อง และ อ านเอกสารแนบ - การด สถานะในข นตอนการด าเน นงาน และการต ดตามงาน - การบ นท กงานท างาน หร อบ นท กค าส งการ - การส งเอกสารในระบบสารบรรณ - การส งเอกสาร ผ านระบบ - การพ มพ รายงาน (Report) - การป ดงาน - การตรวจสอบงาน และ ย ต การตรวจสอบ การต กล บเอกสาร,การด งเอกสารกล บ การค นหาเอกสาร - การค นหาเอกสารตามเง อนไข - การต ดตามงานเอกสาร ตามข นตอน - การอ านค าส งการ หร อ ผ านบ นท กผลการด าเน นงาน - การส งด าเน นการเอกสาร ต อไป ร บประทานอาหารว าง การออกเลขท เอกสาร (การขอเลขท เอกสาร) - การออกเลขท เอกสารส งออกภายใน - การออกเลขท เอกสารส งภายภายนอก การบ นท กเอกสารแนบเร อง โดยว ธ สแกน (Scan) การบ นท กเอกสารแนบเร อง โดยว ธ โอนข อม ลเข า (Import)

5 ช วงเวลา การลบเอกสารออกจากตะกร างาน การยกเล กเอกสาร การลบเอกสารออกจากระบบ การออกจากระบบงานสารบรรณ ถาม-ตอบ, ประเม นผลการฝ กอบรม

6 โครงการฝ กอบรมหล กส ตรการใช งานระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส หล กการและเหต ผล ในป จจ บ นเอกสารม ความส าค ญมาก ไม ว าจะเป นท งภาคร ฐและเอกชน โดยเฉพาะอย างย ง ภาคร ฐ จ าเป นต องเก บเอกสารไว อย างน อย 10 ป จ งสามารถท าลายได แต ท ส าค ญเอกสารส วนใหญ จ าเป นต องม การ เว ยนถ งส วนต าง ๆ ในองค กร ท าให ต องส ญเส ยกระดาษในแต ละป เป นจ านวนมาก เอกสารส วนใหญ อย ในร ปของกระดาษ และม ร ปแบบของเอกสารหลายร ปแบบ ม การจ ดเก บ โดย แยกตามต ตามแฟ มต างๆ เพ อให สะดวกในการส บค นข อม ล อย างไรก ด เอกสารเหล าน ย งคงต องใช เวลานาน ในการค นหา รวมท งย งต องใช พ นท ในการจ ดเก บอ กท งอาย ของเอกสารท อย ในร ปของกระดาษ ย งจ าก ดตาม ค ณภาพของกระดาษอ กด วย ในเร องของการกระจายเอกสาร หร อการส งหน งส อเว ยนม กใช ว ธ ถ ายเอกสาร ซ งเป นว ธ ท สะดวก และน ยมใช ก บเอกสารท อย ในร ปของกระดาษ แต การส งก ย งต องใช เวลาในการส งซ งจะเส ยเวลามากหร อ น อยข นอย ก บระยะทาง และความสะดวกในการเด นทาง การร กษาความปลอดภ ยของเอกสารท อย บน กระดาษก ควบค มได ค อนข างยาก เน องจากจะต องข นอย ก บความรอบคอบในการเก บของเจ าของเอกสารเอง เท าน น ระบบการจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ถ กพ ฒนาข น เพ อช วยในการแก ป ญหาต าง ๆ จากการจ ดเก บ เอกสารด วยม อด งท กล าวแล ว ย งสามารถค นหาเอกสารได จากข อม ลท ผ ใช เป นผ ก าหนดเอง ซ งช วยให ได ร บ ความสะดวกรวดเร ว ในการค นหาและร บส งเอกสารระหว างก นอ กด วย จากการท ศ นย สารสนเทศ ด าเน นการพ ฒนาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ งเป นระบบท เก ยวข องก บงานเอกสาร ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส เป นอ กหน งระบบท ด าเน นการพ ฒนาต อจาก ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส โดยป จจ บ นม ผ ใช งานท งส วนกลางและส วนภ ม ภาคเพ มข นเร อยๆ ศ นย สารสนเทศจ งจ ดฝ กอบรมการใช งานระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส เพ อให ผ ใช งานสามารถใช งานระบบ จ ดเก บเอกสารได อย างถ กต องและม ประส ทธ ภาพ สามารถจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ท กร ปแบบ เช น Word, Excel, Gif, Jpeg ในต ล นช ก สามารถจ ดหมวดหม เอกสารได บ นท กข อม ลเอกสารโดย แบบฟอร มจ ดเก บเอกสารมาตรฐาน สามารถท าการค นหาเอกสารท จ ดเก บได อย างรวดเร ว ว ตถ ประสงค การอบรม 1. เพ อให ผ เข าอบรมเข าใจหล กการท างานของโปรแกรม และ ใช ระบบอย างถ กว ธ 2. เพ อให ผ เข าอบรม สามารถจ ดเก บและเร ยกค นเอกสารได ห วข อว ชาในหล กส ตร หมวดว ชา ความร พ นฐานก อนการใช งานระบบ, โครงสร างของระบบ 0.5 ช วโมง การสร างล นช ก,การเพ มและแนบเอกสารใหม เข าระบบจ ดเก บ 1.0 ช วโมง การค นหาเอกสารตามเง อนไขต างๆ,ถาม-ตอบ ประเม นผลโครงการ 1.5 ช วโมง รวม 3.0 ช วโมง

7 ประโยชน ท คาดว าจะได ร บ ผ เข าร บการฝ กอบรมสามารถใช งานระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ได อย างถ กต องและม ประส ทธ ภาพ สามารถจ ดเก บเอกสารราชการ หน งส อเว ยนหน งส อ หร อเอกสารส าหร บอ างอ งอ นๆ เข า ระบบโดยผ านเว บแอพพล เคช น สามารถสร างต เก บเอกสาร ค นหาเอกสารในระบบจ ดเก บเอกสาร อ เล กทรอน กส ได ค ณสมบ ต ของผ เข าร บการฝ กอบรม 1. เป นเจ าหน าท ธ รการ หร อ เจ าหน าท ท ท าหน าท จ ดเก บเอกสาร 2. ไม เคยเข าร บการฝ กอบรม หล กส ตรการใช งานระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส 3. สามารถใช โปรแกรม Internet Explorer หร อ โปรแกรม Microsoft Word เบ องต นได จ านวนผ เข าร บการฝ กอบรม จ านวน 3 ร น ประมาณร นละ 22 คน ระยะเวลาในการฝ กอบรม จ านวนร นละ 1/2 ว นท าการ ร นท 1 ว นท 18 กรกฎาคม 2549 (ช วงเช า) ร นท 2 ว นท 18 กรกฎาคม 2549 (ช วงบ าย) ร นท 3 ว นท 21 กรกฎาคม 2549 (ช วงเช า) เทคน คการฝ กอบรม บรรยาย พร อมให ผ อบรม ปฏ บ ต งานจร งก บเคร องคอมพ วเตอร ตามห วข อการอบรม ว ทยากรในการฝ กอบรม ว ทยากรจากบร ษ ท พ.เอฟ.เอ นจ เน ยร ง จ าก ด การประเม นผลการฝ กอบรม 1. การประเม นผลว ทยากรผ บรรยาย 2. การประเม นผลโครงการฯ ค าใช จ ายในการฝ กอบรม 1. ค าใช จ ายในการด าเน นงานจ ดฝ กอบรม เช น ค าว ทยากร, ค าอาหารว าง, เอกสารประกอบการ อบรม บร ษ ทร บจ างบ าร งร กษาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เป นผ ร บผ ดชอบ

8 2. ค าใช จ ายของผ เข าร บการฝ กอบรม เช น ค าท พ ก ค ายานพาหนะ และค าเบ ยเล ยง ใช งบประมาณ จากหน วยงานต นส งก ดของผ เข าร บการฝ กอบรม ท ปร กษาโครงการ 1. รองอธ บด ฝ ายบร หาร 2. ผ อ านวยการส าน กพ ฒนาโครงสร างและระบบบร หารงานบ คคล 3. ผ อ านวยการศ นย สารสนเทศ 4. ผ อ านวยการส วนเทคโนโลย สารสนเทศ ผ ร บผ ดชอบและประสานงานโครงการ 1. นางเพชร เจร ญช ยชนะ น กว ชาการคอมพ วเตอร 7วช. 2. นายธน ส งามเธ ยรธนา เจ าหน าท เคร องคอมพ วเตอร 6 สถานท ฝ กอบรม ห องฝ กอบรมคอมพ วเตอร ช น 2 ต กศ นย ว ศวกรรมการชลประทาน กรมชลประทาน สามเสน สถานท ต ดต อ สอบถามได ท นางเพชร เจร ญช ยชนะ น กว ชาการคอมพ วเตอร 7วช. ศ นย สารสนเทศ กรมชลประทาน สามเสน โทร , ต อ 2779 หร อด เพ มเต มได ท ห วข อว ชา ก าหนดการของผ เข าร บการฝ กอบรมส าหร บช วงเช า และช วงบ าย ช วงเวลา อบรมระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส พ นฐานการท างาน (Concept) - ความส มพ นธ ของ ต เอกสาร, ล นช ก, แฟ มหล ก, แฟ มย อย - ใบปะหน าเอกสาร และ เอกสารแนบ ระบบความปลอดภ ยของข อม ล - ผ ใช User Name, Department, Level, Trustee Category Public, Department, Private Level, Originator การเพ ม ล นช ก, แฟ มหล ก, แฟ มย อย

9 ช วงเวลา การเพ มเอกสารใหม เข าระบบจ ดเก บ แนบเอกสารผ านสแกนเนอร (Scanner) แนบเอกสารจากไฟล ข อม ล (Import) ร บประทานอาหารว าง การค นหาเอกสาร - การเร ยกค นเอกสาร ตาม Function ต างๆ ในการค นหา - ค นหาจากค าค น, การค นหาแบบพ เศษ การเร ยกด เอกสารบนจอภาพ การพ มพ ส าเนาเอกสาร ออกทางเคร องพ มพ การปร บปร งเอกสาร - การปร บปร ง แก ไขทะเบ ยนเอกสาร - การปร บปร ง เอกสารแนบเร อง - การย ายแฟ มข อม ล - การลบเอกสารออกจากระบบ ผ อบรมทดสอบปฏ บ ต งานจร ง และทดสอบการท างาน หล งการอบรม ถาม-ตอบ, ประเม นผลการฝ กอบรม